Бухгалтерский аутсорсинг или бухгалтер в штате: что выбрать для бизнеса в 2021 году

НОВОСТИ

Все о бухгалтерском аутсорсинге — обзор ФАН

Без бухгалтерии бизнес быть не может, но не обязательно бухгалтер должен трудиться в штате компании. Передача его работы на аутсорсинг стала новым трендом, какой имеет все шансы приобрести популярность среди представителей бизнеса в России. 

Что же представляет собой бухгалтерский аутсорсинг? Какие его облики существуют? В чем особенности обслуживания «на удаленке»? И кому такой вариант сопровождения подходит идеально, а когда от него стоит отказаться ровно «на берегу»? Эти вопросы журналист ФАН задал эксперту по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерине Руцкой

Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Аутсорсингом именуют передачу компанией определенных видов деятельности подрядчику, который обладает достаточным профессионализмом в этой области. Делегировать можно различные задачи: от разработки и внедрения сложных информационных систем до уборки помещений. 

Аутсорсинг бухгалтерских услуг подразумевает делегирование полномочий по ведению бухгалтерского учета, что становится альтернативой содержанию бухгалтера в штате или снимает доля работ со штатного сотрудника. При этом специализированной компании можно поручить как полное бухгалтерское сопровождение, так и частичное. 

В первом случае аутсорсер будет выполнять все функции бухгалтерии с той лишь разницей, что будет трудиться удаленно. Во втором случае клиенту будут представляться те услуги, которые ему необходимы, например:

•    постановка или восстановление бухгалтерского учета;
•    расчет заработной платы и ведение кадрового учета;
•    оптимизация налогообложения и иные услуги.

«Обслуживание может быть комплексным, — комментирует эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая. — В этом случае у компании нет нужды в содержании своей бухгалтерии или отдельного специалиста. При частичном сопровождении на аутсорсинг можно передать рутинную бухгалтерскую труд, позволив главному бухгалтеру сосредоточиться на глобальных направлениях. Или напротив, вывести главбуха на аутсорсинг, чтобы избежать промахов при ведении учета и провести оптимизацию бизнеса». 

Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге 

Когда нужен аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальном этапе развития бизнеса или в сфере индивидуального предпринимательства аутсорсинг — один-единственное верное решение. Как правило, индивидуальный предприниматель или начинающий бизнесмен не знают ничего о том, как вести бухгалтерию, сдавать отчеты, вести документооборот. Брать же бухгалтера и платить ему зарплату дорого и нерационально. Аутсорсер обойдется многократно дешевле, да и от ошибок, которые могут повлечь штрафы «по неведению», защитит. 

В действующем среднем и крупном бизнесе аутсорсинг бухгалтерского учета может понадобиться в следующих случаях. 

1.    Проблемы с бухгалтером. Он неожиданно ушёл, скомпрометировал себя, стал объектом недовольства со стороны контрагентов или сотрудников, по его вине компания получила штраф или блокировку счетов. Розыск нового специалиста — как игра в рулетку. Совсем не обязательно, что он будет лучше предыдущего. 

2.    Недоработки в бухгалтерской деятельности. Специалисты «престарелой школы» часто грешат тем, что не хотят идти в ногу со временем, и стремятся работать «по старинке». Для бизнеса это оборачивается положительными проблемами. Затягивание сроков, нерациональное расходование рабочего времени и средств, выплата зарплаты лишь за то, что бухгалтер имеется в штате, а не за то, что он работает эффективно и радеет душой за развитие бизнеса. В этом случае бухгалтер и собственник бизнеса глядят в разные стороны, и ситуацию нужно менять. 

3.    Потребность в оптимизации расходов. Если есть возможность сократить затраты на содержание бухгалтерии без потери качества работ в этом направлении, нет причин отказываться. Причем не только в кризисные этапы. Успешность бизнеса во все времена определялась рациональностью расходования средств. 

Также бухгалтерский аутсорсинг может понадобиться, если у компании несколько учредителей и нанятой менеджмент, а руководители хотят обеспечить прозрачность бухгалтерского обслуживания. Исключить сговор и «перекосы» работы в пользу любой из сторонок позволяет привлечение независимой аутсорсинговой компании. 

Аутсорсинг бухуслуг интересен для малого и крупного бизнеса

Плюсы и минусы бухгалтерского аутсорсинга

На первый взгляд, плюсы такого варианта бухгалтерского сопровождения очевидны. Во-первых, нет нужды нанимать бухгалтера и платить ему зарплату. Не нужно платить налоги за нанятого сотрудника, оборудовать ему рабочее место. Не потребуется покупать специализированные бухгалтерские программы и оплачивать их сервис. Модернизация бухучета, которая требует серьезных финансовых вложений со стороны бизнеса, осуществляется за счет аутсорсера.

«Аутсорсинговая компания вечно на связи, — уточняет Екатерина Руцкая. — Она не заболеет и не пойдет в отпуск. Работодателю не грозит текучка кадров, недопонимание с бухгалтером, его нехорошее настроение и прочие проявления пресловутого человеческого фактора. Компания отвечает за ошибки своих специалистов. А у руководителя является дополнительное время, чтобы сконцентрироваться на главных задачах. В результате, эффективность основной деятельности возрастает». 

Но есть у бухгалтера на аутсорсе и недостачи.

•    Отсутствие оперативности. Невозможно поставить перед специалистом задачу и получить результат «здесь и сейчас». Бухгалтерское сопровождение аутсорсинг можно сопоставить с конвейером, в хорошем смысле этого слова. Здесь все процессы отлажены, их большая часть автоматизирована. Любое «ручное вмешательство» спрашивает задействовать дополнительные ресурсы, что не приветствуется исполнителем. Задачи, определенные в договоре, будут исполняться точно в срок. Но сделать что-то скорее, скорее и «было нужно вчера» не получится. 

•    Необходимость в организации обмена данными. Компании потребуется решить, каким манером предоставить аутсорсеру доступ ко всей необходимой информации. Отсутствие документов в электронном виде или невозможность обмена этими в режиме онлайн исключает вероятность аутсорсингового сопровождения. 

•    Нарушение политики конфиденциальности. Бухгалтер в штате — это «свой» человек. Зачастую он владеет той информацией, какую директор не хотел бы доносить ни до кого более. Аутсорсер — независимый эксперт, а не штатный сотрудник, который получает доступ ко всей бухгалтерской информации компании. С одной сторонки, это создает для бизнеса риски — передача данных третьему лицу может показаться грозой безопасности компании. С иной — авторитетные игроки на рынке аутсорсинговых услуг дорожат своей репутацией и защищают данные клиентов, а вот наличие штатного сотрудника подобный защиты не гарантирует. 

«Решение о том, привлекать ли стороннюю компанию для ведения бухучета на аутсорсе или нанимать бухгалтера в штат вытекает принимать директору компании с учетом особенностей ведения бизнеса, — отмечает Екатерина Руцкая. — Кое-каким руководителям такой формат работы не подходит, так как они привыкли «смотреть» специалисту в глаза или требовать выполнения дополнительной труды, выходящей за рамки трудового соглашения. С бухгалтером аутсорсером так работать не получится». 

Бухгалтеру на аутсорсе не нужно оборудовать рабочее место

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Привлечение специализированной компании — неплохой способ защитить бизнес от ошибок. Однако неверно полагать, что с момента подписания договора ответственность перед налоговой и иными службами несет аутсорсер. Ответственность, как и раньше, остается на руководителе компании. Аутсорсер отвечает в рамках своих полномочий и условий, показанных в договоре клиентского сопровождения. 

По словам Екатерины Руцкой, как правило, аутсорсинговые компании обязуются выплачивать из собственных оружий штрафы, если они возникли по вине ее специалистов. Это условие прописывается в договоре и служит защитой для клиента в случае непрофессиональных поступков аутсорсера. Это же условие трактуется и как значимое преимущество для заказчика. За ошибки штатного бухгалтера всегда приходится расплачиваться компании. Привлечь к ответственности фрилансера или «приходящего» специалиста невозможно, так как в соглашенье об оказании услуг ни один привлеченный специалист не укажет «кабальных» для себя условий. 

На рынке же аутсорсинговых услуг слава — бесценный актив. Оплачивая ошибки своих специалистов, такие фирмы стремятся набирать только лучших и многоопытных сотрудников, а также вкладывают средства в их обучение. 

«Аутсорсинговая компания понимает, что ее главный капитал это профессионализм сотрудников — помечает Екатерина Руцкая. — Поэтому специалисты постоянно посещают курсы повышения квалификации. Они накапливают профессиональные навыки в различных районах: в торговле, строительстве, производстве, а потому могут быть задействованы в разных проектах». 

Специалисты аутсорсеры регулярно повышают квалификацию

Как выбрать компанию для бухгалтерского сопровождения

Основным фактором при выборе компании обычно становится стоимость бухгалтерского аутсорсинга. Но выбирать партнера только по цене — вящая ошибка. Важно учитывать, что такое сотрудничество — не разовый проект, а постоянная, повседневная работа. Кроме того от ее качества зависит, будет ли бизнес покойно «жить» и развиваться, или руководителю придется постоянно контролировать работу аутсорсера, вмешиваться в нее, звонить в службу поддержки, спрашивать или просить, платить штрафы и неустойки. 

Поэтому на первом этапе важно выяснить следующие моменты. 

1.    Сколько лет компания или специалист трудятся на рынке. Новички, как правило, не имеют преимуществ перед штатными бухгалтерами. У них нет необходимой технической базы, штата специалистов, эксперимента и квалификаций. Чем больше возраст компании, тем больше шансов, что сотрудничество будет максимально комфортным для заказчика. 

2.    Осуществляет ли компания страхование профессиональной деятельности. Фирмы-однодневки не страхуют себя от промахов, тогда как профессиональные игроки защищаются от всех возможных рисков, в том числе ошибок собственных сотрудников. 

3.    Есть ли профессиональные аттестаты у специалистов. Бухгалтерский и налоговый аутсорсинг спрашивают постоянного повышения квалификации сотрудников. И компании, которые дорожат своей репутацией, не скрывают, а напротив, демонстрируют профессионализм специалистов. Потенциальный клиент может спросить информацию о том, как часто сотрудники проходят курсы повышения квалификации, каков их профессиональный уровень. Уважающий себя аутсорсер не откажет в этом заявке. 

Ориентироваться также можно на отзывы клиентов, но воспринимать их нужно правильно. Если на сайте есть целый разоблачил, где размещены отзывы по типу: как я благодарен, и сотрудничество планируем продолжать в дальнейшем, — обращать на них внимание не стоит. Такие отзывы строчат под заказ. Информативными будут отзывы на фирменных бланках клиентов, с печатью и подписью. Размещение таких благодарственных посланий на официальном сайте — одно из правил хорошего тона для авторитетного аутсорсера. 

А вот многочисленные рейтинги, которые можно отыскать в интернете, вряд ли станут хорошими советчиками. Их обычно составляют сами компании для продвижения собственных услуг. Чтобы оценить рейтинг бухгалтерского аутсорсинга, значительно понять, кто проводил оценку. Доверия заслуживают только специализированные рейтинговые агентства, аккредитованные Банком России. 

Низкая стоимость услуг должна насторожить при выборе

Как заключить соглашение бухгалтерского аутсорсинга

Определившись с компанией, не спешите заключать с ней договор о сотрудничестве. Предварительно необходимо обсудить условия. Эксперт по бухгалтерскому и налоговому учету Екатерина Руцкая рекомендует уточнить вытекающие моменты. 

1.    Будет ли проведен экспресс-аудит? В нем должна быть заинтересована сама компания. Во время аудита выявляются все недочеты предыдущего ведения. Если зачислить дела без проверки, возможны конфликтные ситуации. А если компания не настаивает на проведении экспресс-аудита, стоит задуматься о целесообразности сотрудничества. 
2.    Как будут решаться технические моменты? График документооборота, хранение документов, доступ к электронной базе, доступность службы поддержки, — все эти нюансы необходимо оговорить заранее. 
3.    Из чего складывается цена бухгалтерского аутсорсинга? Что входит в предложенную исполнителем стоимость? Если стоимость изначально ниже средней на рынке, высока вероятность, что и пакет предлагаемых услуг небольшой, а за каждую дополнительную необходимо будет платить отдельно. В результате, сэкономить не получится. Обсудите, какие именно виды работ будет выполнять аутсорсер, и какой будет фактическая стоимость сервисы. 

«Стоимость варьируется от того, сколько участков передано аутсорсинговой компании, — уточняет эксперт. — Необходимо ли восстановление бухучета, потребуется ли оптимизация налогообложения, каким будет количество документов. Цена для компаний на общей системе налогообложения выделяется от упрощенки. Для первых стоимость всегда выше». 

Когда условия сотрудничества согласованы, стороны подписывают договор. С этого момента делегированные функции бухучета выполняет аутсорсер. Качество его труды станет понятным в самое ближайшее время. Профессиональный аутсорсинг незаметен, но эффективен. Если сотрудничество не создает предлогов для волнений, значит решение было принято правильно.

Оцените статью
Z1V.RU - Актуальные новости России и Мира
Добавить комментарий